Facilitación de Procesos

Introducción a la facilitación de procesos

La facilitación es un medio, pero también un fin, dado que el propio proceso de facilitación puede convertirse en una herramienta de mejora. Se emplea en juntas directivas, con equipos de trabajo y en eventos participativos con distintos grupos de interés para conocer mejor qué necesidades y/o percepciones tienen o simplemente, diseñar o desarrollar propuestas conjuntas.

Facilitación: qué es, cómo y cuándo aplicarlo

En el entorno de las organizaciones es habitual referirse a la facilitación de procesos grupales. El concepto se refiere a una actividad que contribuye de manera positiva a que grupos de personas trabajen de manera cooperativa y efectiva. En particular, la facilitación es importante en circunstancias en las que personas de diversos orígenes, intereses y capacidades trabajan juntas.

En el ámbito profesional, el concepto “facilitación” también se utiliza para referirse a una habilidad profesional básica que resultar tremendamente práctica para:

  • Identificar y resolver problemas
  • Fomentar la interacción productiva entre grupos personas
  • Desarrollar objetivos precisos
  • Definir el alcance de los proyectos
  • Alentar y potenciar las contribuciones de las personas de forma segura
  • Involucrar a las partes interesadas.

La facilitación contribuye positivamente a las organizaciones y los equipos de trabajo, permitiendo que las personas trabajen de manera colaborativa y participativa para abordar problemas clave y tomar decisiones fundamentales. La facilitación efectiva puede marcar la diferencia entre una decisión pobre y una brillante, entre una solución que tiene problemas ocultos y una que es sólida.

Para qué sirve

La facilitación es un medio, pero también un fin, pues la propia facilitación puede convertirse en una herramienta de mejora más allá de la sesión.

La facilitación se emplea en juntas directivas de empresas, con equipos de trabajo y también en eventos participativos con distintos grupos de interés para conocer mejor qué necesidades y/o percepciones tienen o simplemente, desarrollar propuestas conjuntas. Se puede aplicar la facilitación en:

APLICACIONES DE LAS TÉCNICAS DE FACILITACIÓN 

– Tomar decisiones

– Profundizar en los valores organizacionales

– Trabajar conflictos de equipo

– Diseñar proyectos conjuntos

– Procesos de transformación organizacional

– Estrechar lazos entre los miembros del equipo

– Crear de nuevas líneas de negocio

– Otras tantas situaciones como motivos existan para trabajar con un fin común

– Nuevos proyectos comunitarios

 

Conceptos clave

Para comprender mejor el significado de facilitación y sus implicaciones, conviene atender una serie de conceptos clave como: facilitación, proceso grupal, facilitador, etc.

  • Facilitación

Al buscar la definición de facilitación en el diccionario online de la RAEA, obtenemos una definición bastante obvia, aunque tal vez poco aclaratoria: Acción de facilitar algo. En otros diccionarios, tal vez por la tradición cultural al respecto, el concepto está más desarrollado. P.e., el diccionario de Cambridge se refiere al concepto de facilitación como «el acto de ayudar a otras personas a lidiar con un proceso o llegar a un acuerdo o solución sin involucrarse directamente uno mismo en el proceso, la discusión, etc.”

  • Proceso grupal.

El concepto «proceso grupal» refiere al enfoque utilizado para gestionar discusiones en grupo. Durante el proceso se aplican distintas técnicas con el objetivo de obtener lo mejor de todos los participantes y concluir el evento de manera exitosa. El diseño del proceso depende de múltiples factores, pero el secreto del éxito está en lograr proceso grupal que fluye. Si el proceso fluye, con él fluirán las ideas, las soluciones y las decisiones del grupo.

  • Facilitador

Respecto al concepto de facilitador, los más fácil sería decir que facilitador/a es la persona que realiza la facilitación. El concepto podría ampliarse, según la definición de la Wikipedia, que establece que un facilitador es una «persona o cosa que hace que una acción o proceso sea fácil o más fácil». Un facilitador a menudo ayuda a un grupo de personas a comprender sus objetivos comunes y los ayuda a planificar cómo lograr estos objetivos; Al hacerlo, el facilitador permanece «neutral», lo que significa que él / ella no toma una posición particular en la discusión.

  • Talleres (Workshop)

En el lenguaje cotidiano un taller es el lugar dónde se repara algo, p.e. el taller de mecánica del automóvil, o el taller donde se reparan electrodomésticos. Desde hace algunos años, el concepto se ha extendiéndolo a otros ámbitos como la educación o las ciencias, dónde se entiende como el lugar donde se aprende haciendo junto a otros. Se entiende como el lugar donde varias personas trabajan cooperativamente para desarrollar procesos.

En el contexto de la facilitación y los procesos grupales, un taller se refiere a un cierto número de personas que se ha reunido con el objetivo principal de producir de manera colaborativa, un resultado (output) como ideas o materiales. Es el medio a través del cual se desarrollan los procesos, para lo que se aplican distintas técnicas y herramientas.

  • Kits de herramientas (toolkits)

Los kits de herramientas de facilitación generalmente contienen un conjunto de métodos, actividades y técnicas en un formato descargable. Están diseñados para facilitar el diseño de los procesos grupales, y su aplicación al proporcionar estructura y categorización para una mejor comprensión y uso de las actividades.

El rol del facilitador

Un facilitador proporciona un método y un medio para entregar respuestas a problemas complejos en un contexto operativo sin ser necesariamente un experto en la materia. Debe equilibrar el tiempo, el grado de incertidumbre de los problemas y la madurez de la organización / grupo, y encontrar el mejor proceso posible.

La neutralidad del facilitador

Para facilitar de manera efectiva, el rol del facilitador debe desempeñarlo una persona objetiva.  Esto no significa que tenga que venir de fuera de la organización o el equipo, sino qué respecto del fin del proceso grupal, adoptará una postura neutral. Para ello, el/la facilitador/a dejará de lado sus puntos de vista personales, y se concentra exclusivamente en el proceso grupal.

La persona responsable del rol de facilitador, simplemente hace que la conversación suceda, o la facilita, como su nombre indica. Una persona facilitadora es imparcial, neutral, no tiene por qué saber del tema a tratar, no se adueña del proceso y permite la participación efectiva de todos y cada uno de los miembros del grupo.

Responsabilidades sobre el proceso grupal

La persona responsable de desempeñar el rol de facilitador, debe conocer multitud de modelos, herramientas y técnicas, para seleccionar aquellas más apropiadas a emplear el diseño, planificación y ejecución del proceso grupal.

El rol de facilitador es responsable de:

  • Mantener el momentum o el impulso de proceso, y al respecto debe mostrarse proactivo.
  • Verificar la comprensión, para que las personas se puedan comprometan
  • Seleccionar el modelo o herramienta adecuada, diseñar y conducir el proceso, para llevar las cosas adelante

La clave para facilitar bien un evento está en comprender el resultado deseado por el grupo, los antecedentes y el contexto de la reunión o evento. Las responsabilidades del rol de facilitador se centran en:

 

  1. Diseñar y planificar el proceso grupal y seleccionar las herramientas que mejor ayuden al grupo a progresar hacia ese resultado.
  2. Guiar y controlar el proceso grupal para garantizar que:
  • Existe una participación efectiva.
  • Los participantes logran un entendimiento mutuo.
  • Sus contribuciones son consideradas e incluidas en las ideas, soluciones o decisiones que surgen.
  • Los participantes asumen la responsabilidad compartida del resultado.
  1. Asegurar que los resultados, las acciones y las preguntas se registren y actúen adecuadamente, y luego se aborden adecuadamente.

Tareas sobre el proceso de facilitación

¿Qué tareas debe desarrollar el facilitador? La persona responsable que desempeñar el rol de facilitador tiene una amplia gama de tareas que realizar para «facilitar las cosas» a las personas que participan en una discusión:

  • Apoyar a las personas dentro de un grupo a comprender sus objetivos comunes.
  • Ayudar a las personas a moverse colectivamente a través de un proceso.
  • Estructurar conversaciones y aplicar técnicas apropiadas de facilitación grupal para mantener las discusiones efectivas.
  • Fomentar la participación y lograr que las personas presenten ideas, pensamientos y perspectivas que agreguen valor.
  • Hacer que todas las personas en la sala sientan que están en un grupo con un interés compartido.

¿Quieres saber más acerca de las responsabilidades del rol de facilitador, y cómo desempeñarlas correctamente?

La facilitación puede requerir mucho esfuerzo mental, y al respecto la neutralidad es fundamental. Facilitar puede resultar especialmente complicado si la persona responsable de facilitar piensa en el contenido el proceso, y en cómo podría contribuir. Si la persona que facilita la sesión tiene interés en el resultado, o tiene habilidades, experiencia, información o una autoridad que es importante para el resultado, entonces es mejor considerar a otra persona como facilitador o contar con facilitador externo.

Estapas de la sesión de facilitación

En cualquier proceso grupal pueden identificarse 5 “momentos” o etapas del proceso, que por su naturaleza marcan el tipo de actividades o técnicas que deberían emplearse, y la forma de proceder del facilitador. Estas etapas, no tienen que producirse necesariamente en un orden correlativo, si bien el inicio y el cierre siempre tendrán lugar respectivamente, al principio y al final de la sesión de trabajo.

Apertura y reinicio de la sesión

La apertura de la sesión es una de las partes más importantes de cualquier proceso. Las actividades de apertura son fundamentales, dado que ayudan a configurar el tono de la sesión y a tranquilizar a los participantes.

Tanto para el inicio, como al retomar la sesión después de un descanso, es conveniente utilizar ejercicios conocidos como icebreakers. Al respecto es recomendable implementar actividades divertidas que hará que la sesión tenga un gran comienzo. No obstante, es necesario recordar que cada evento es diferente, así que es fundamental elegir ejercicios con el que uno se siente cómodo, y que a su vez sea apropiado para la sesión que se va a facilitar.

Es realmente importante para el éxito general de la sesión captar la atención de los participantes, y establezca tu credibilidad como facilitador desde el inicio.

Se puede utilizar la siguiente regla mnemotécnica para la apertura de la sesión: INTRO. Es un acrónimo en inglés formado por la primera inicial de cinco palabras:

  • Interest (Interés): capta la atención de las personas a través de una historia personal o enlaces a una noticia actual que despertará su interés.
  • Name (Nombre): ¿Quién soy, cuál es mi experiencia y por qué me escuchas?
  • Time (Tiempo): ¿Cuánto tiempo durará la sesión, en qué partes se divide?
  • Range (Rango o alcance): cuál es el alcance o el contenido de la sesión. Es recomendable describir referencias a lo que la gente escuchará, sentirá, verá y hará durante el proceso.
  • Ouput (Salidas): ¿Cuál es el resultado esperado? ¿Qué se pude hacer a partir del resultado?

Compartir esta información básica no debería llevarte más de 15 minutos. Además, la información puede compartirse e cualquier orden: la regla mnemotécnica es solo para ayudar a recordar los cinco pasos. ¡Lo más importante a recordar para el inicio de la sesión es sonreír y relajar los hombros antes de decir hablar!

Trabajo en grupo

Cada persona, cada participante es diferente. Algunas personas disfrutan de trabajar en grupos, mientras que otros prefieren trabajar por su cuenta. Asistir a una sesión interactiva de trabajo en grupo puede ser la peor pesadilla de algunas personas, y es necesario hacer que todas las personas que participan se sientan cómodas y parte del grupo.

Esta área de la facilitación cubre todos los aspectos del trabajo grupal. Se trata de implementar ejercicios para dividir el grupo en grupos más pequeño, actividades para recopilar ideas y comentarios, y técnicas para alentar a las personas a participar activamente en la sesión.

En el ámbito de la formación no hay que olvidar que es un proceso bidireccional y para que sea exitosos, los participantes deben contribuir. Utilizando técnicas de trabajo en grupo se podrá obtener el máximo de cada participante.

Cuándo es necesario trabajar en grupo, es conveniente pensar por anticipado cómo dividir a las personas en grupos. Por ejemplo, ¿es mejor que trabajen en base a los equipos existentes o es mejor formar nuevos grupos para compartir el aprendizaje entre los equipos? Al respecto es fundamental prestar atención y detectar si alguna persona monopoliza la conversación, o qué personas permanecen en silencio.

Focalizar y energizar

A lo largo de cualquier sesión de facilitación habrá momentos en que los participantes estarán divididos trabajando en grupos y será necesario reunirlos nuevamente. Y también habrá momentos en los que el grupo se mostrará cansado y será necesario “energizarlo”.

En esta situación es necesario implementar actividades simples y efectivas, destinadas a reenfocar la atención del grupo e inyectar la energía fresca necesaria, ahora que la energía inicial del grupo comienza a disminuir.

Existen técnicas realmente divertidas que captarán instantáneamente la atención del grupo. El secreto es no tener miedo de hacer algo un poco inusual: el uso de accesorios como música o silbatos ayudará a ahogar el ruido y atraerá la atención del grupo rápidamente. Tampoco es necesario ceñirse a la agenda; si como facilitador sientes que el grupo necesita un descanso, es mejor tomar un descaso. Mantener al grupo “despierto y alerta” durante toda la sesión es esencial para maximizar el aprendizaje.

Superar resistencias

Seguramente uno de los aspectos más desafiantes de la función de facilitador es superar las resistencias que aparecen durante el proceso entre los participantes. Este es probablemente uno de los elementos más importantes de facilitación: si las personas no están abiertas al aprendizaje durante el proceso, este no tendrá el impacto deseado.

Al respecto, el rol responsable de facilitar el proceso debe contar con una batería de técnicas para superar estas limitaciones que ayuden a las personas a superar sus objeciones. Para ello, es recomendable desarrollar ejercicios que desafíen la mentalidad de las personas y les hagan enfrentar su propia resistencia a nuevas ideas y desafíos.

Algunas de las dinámicas / limitaciones habituales que surgen durante el proceso de facilitación antes las cuales el facilitador deberá estar preparado para actuar son:

  • Dominación por un miembro del grupo.
  • Baja participación de todo el grupo.
  • Enfrentamiento entre dos o más personas
  • Uno o varios miembros de permanecen silenciosos o activos en exceso
  • Susurros y chistes
  • Participación mínima de los miembros que no se sienten comprometidos con el tema.
  • Poco seguimiento de las actividades
  • Falta de inicio y finalización a tiempo
  • Discusiones sobre el procedimiento

En cualquier caso, es necesario recordar que la sesión que pertenece a los participantes, no al responsable de la facilitación. El facilitador no está allí para solucionar problemas, sino para para guiar al grupo a llegar a sus propias conclusiones.

Cierre de la sesión

Esta es posiblemente una de las partes más difíciles e importantes de la sesión. El objetivo es lograr que las personas recuerden lo que han aprendido y se vayan sintiendo que han logrado algo.

Durante el curso de la sesión es conveniente recordar a los participantes lo que están logrando. Las revisiones rápidas a lo largo de la sesión ayudan a mantener involucrado all grupo, haciéndoles tomar consciencia de todo aquellos que están logrando y aprendiendo, y contribuyen a la sensación de que la sesión es un buen uso de su tiempo.

Al respecto es conveniente implementar ejercicios rápidos y fáciles para ayudar a mostrar al grupo lo que han aprendido y cuáles son sus próximos pasos.  Es recomendable realizar estos ejercicios tras cada sección o parte en la que se haya dividido el taller, o antes y después de los descansos.

Un buen cierre de la sesión es fundamental para asegurar que las personas recuerden lo que han aprendido y, por lo tanto, será mucho más probable que lo pongan en práctica.

Asegúrese de que las personas se vayan con un plan de acción. No tiene sentido todo este esfuerzo a menos que tenga un plan de acción que le dé a las personas tareas para completar y les haga responsables de estas tareas.

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