Introducción a la gestión de proyectos

PRINCE2®

PMP®

IPMA®

GESTIÓN PORTFOLIO

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La Gestión de Proyectos

Las referencias a la gestión de proyectos han sobrepasado el ámbito de la ingeniería y la arquitectura. De un tiempo a esta parte, es habitual escuchar las referencias proyectos y a la gestión de proyectos en sectores tan diversos como la agricultura, la salud, el marketing o la educación. 

Significado, características y definición de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una disciplina que se centra en la planificación, organización, y control de los recursos necesarios para desarrollar con éxito un proyecto.  Para ello, es habitual utilizar diferentes enfoques, métodos y técnicas de gestión, que deberían combinarse en función de la naturaleza del proyecto.

En el ámbito de las empresas y los negocios, por su naturaleza única y temporal, los proyectos se contraponen a las operaciones habituales. Las operaciones habituales son de carácter repetitivo, de naturaleza permanente o semi-permanente, y son necesarias para desarrollar los productos o servicios que prestan las organizaciones.  La clave está en comprender que la gestión de proyectos y operaciones habituales responde a propósitos diferentes y a menudo difiere y requiere desarrollar habilidades, técnicas de gestión y estrategias diferentes.

Sobre la gestión de proyectos no existe una definición de proyecto común a los principales métodos de gestión de proyectos. Cada uno de lo define de manera diferente, poniendo el punto de atención en uno u otros elementos. 

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único

PMBOK®

Una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos comerciales según un Business Case convenido

PRINCE2®

Un proyecto es una operación en la cual los recursos humanos, financieros y materiales se organizan de forma novedosa, para realizar un conjunto de tareas, según unas especificaciones definidas, con restricciones de coste y plazo, siguiendo un ciclo de vida estándar, para obtener cambios beneficiosos, definidos mediante objetivos cuantitativos y cualitativos

IPMA®

Sin embargo, la mayoría de métodos de gestión coinciden en definir la naturaleza de los proyectos en base a características principales:

  • Cambio: los proyectos son una forma de introducir cambios.
  • Temporal: el comienzo y el final de un proyecto siempre deberá estar definido.
  • Multidisciplinar: un proyecto involucra personas de distintas áreas de la empresa y con distintos conocimientos que trabajan juntas durante la realización del proyecto.
  • Único: cada proyecto es único ya que siempre hay algo diferente (único) en cada uno. 
  • Incertidumbre: cada parte del proyecto es única y esto genera incertidumbre, ya que no estás 100% seguro cómo funcionará.

Principales estándares en la gestión de proyectos

PMI & PMBOK®

El Project Management Body of Knowledge, también conocido como PMBOK® es un conjunto de mejores prácticas de gestión de proyectos definidas por el Project Management Institute (PMI). Estas mejores prácticas, agrupadas por procesos, forman la base de la metodología de gestión de proyectos de PMI. Su edición más reciente, la 6ª Edición, fue publicada en septiembre de 2017.

AXELOS & PRINCE2®

PRINCE2® (Projects In Controlled Environments 2) es el método de gestión de proyectos más adoptado en el mundo. Se emplea por profesionales y organizaciones de cualquier ámbito, para gestionar todo tipo de proyectos. AXELOS es una empresa conjunta creada en 2014 por el Gobierno del Reino Unido y Capita, para desarrollar, administrar y operar certificaciones basadas en las mejores prácticas de gestión, anteriormente propiedad de la Oficina de Comercio Gubernamental (OGC). La edición más reciente PRINCE2 2017, fue publicada a inicios de ese mismo año.

IPMA & ICB®

La ICB hace referencia al marco de certificación para habilidades en dirección de proyectos, IPMA Competence Baseline, desarrollado por IPMA. La Asociación Internacional para la Dirección de Proyectos o IPMA (International Project Management Association) es una organización con sede en Suiza dedicada al desarrollo y promoción de la dirección de proyectos. Está organizada como una federación internacional de más de 70 asociaciones nacionales de dirección y gestión de proyectos.

Principales corrientes para la gestión de proyectos

En el ámbito de la gestión de proyectos se reconocen principalmente, desde un punto de vista académico, tres corrientes o enfoques para gestionar proyectos: predictivo, ágil e híbrida.

enfoque predictivo o tradicional

El enfoque predictivo o tradicional es el más conocido. Coloquialmente también se conoce como desarrollo en cascada o secuencial, dado que a nivel metodológico se basa en seguir un orden riguroso y secuencial las etapas del ciclo de vida del proyecto. En este enfoque, priman el alcance y el tiempo, que son los elementos determinantes. Es habitual en el ámbito de la construcción, y las ingenieras más tradicionales, aunque también en la espacial prefieren este modelo.

enfoque ágil o adaptativo

El enfoque ágil o adaptativo. A nivel metodológico se basa en iteraciones que se ejecutan de manera iterativa. Las iteraciones son habitualmente cortas, de cuatro semanas de duración, y sus resultados son revisados por los miembros del equipo para definir los próximos pasos. En este enfoque prevalece la adaptación al cambio y la resolución de problemas de forma rápida. Este enfoque se utiliza con frecuencia en el ámbito tecnológico, del desarrollo software y las telecomunicaciones.

enfoque híbrido o mixto

El enfoque híbrido o mixto combina la gestión tradicional con la adaptativa o ágil. gestión de proyectos clásica y la gestión ágil. La manera en la que ambos enfoques se combinan dependerá del contexto del proyecto.  Este enfoque es habitual en el ámbito del retail y en el desarrollo de productos electrónicos o digitales de consumo masivo.

A priori, la selección de un modelo de gestión de proyectos adecuado a cada industria o empresa dependerá de las circunstancias propias de la organización que decide llevar a cabo el proyecto, de su equipo de trabajo y del tipo de problema a solucionar.  Sin embargo, independientemente del sector y del enfoque, lo interesante es observar como la tendencia actual está cambiando hacia una gestión híbrida.

Gestión de programas y portfolios

Para comprender la diferencia entre Proyectos, Programa y Portfolio es necesario entender que todos contribuyen a la consecución de los objetivos de cualquier organización o empresa que funcione por proyectos. Incluso al hablar de proyectos personales, es necesario comprender la interrelación de estos tres elementos.

Al más alto nivel de cualquier organización se definen un conjunto de objetivos generales que se alcanzarán mediante una estrategia u objetivos estratégicos. De forma general, los proyectos son el puente para operativizar la estrategia. 

Un programa, es un paquete o conjunto de proyectos relacionados entre sí que forman un programa maestro. Se trata de un conjunto de proyectos interrelacionados para la consecución de unos objetivos que no se obtendrían si se realizasen individualmente. Así pues, los programas son conjunto de proyectos relacionados, y que se ejecutan en paralelo o de manera secuencial.

Un portfolio es un conjunto de programas (proyectos) que no necesariamente están relacionados entre sí. Pero sí están orientados al cumplimiento de un objetivo estratégico.

Al igual que ocurre con los proyectos, también existen estándares profesionales que recogen las mejores prácticas para la gestión de los mismos.

Las novedades sobre la Gestión de Proyectos